Setiap tim, terutama pemimpin, harus tahu cara mengatasi konflik dalam tim secara profesional. Ini karena konflik adalah hal yang sering kali terjadi, terutama ketika orang-orang dengan pandangan, latar belakang, dan gaya hidup yang berbeda, bekerja sama. Untuk itu, jika konflik terjadi dalam tim, perlu diselesaikan segera agar tidak menghambat produktivitas, mengganggu komunikasi, dan bahkan merusak budaya kerja.

Hal ini karena konflik berdampak besar pada hubungan antar anggota, kinerja tim, dan budaya organisasi. Karenanya, menangani konflik dalam tim adalah hal yang sangat penting, karena berpengaruh pada kesuksesan jangka panjang.

Lalu, bagaimana cara menangani konflik yang terjadi dalam tim dan apa saja bentuk konflik yang umumnya terjadi dalam tim itu? Simak ulasan berikut untuk memahaminya.

1. Bangun Komunikasi dan Transparansi Proyek yang Solid

Banyak konflik tim muncul karena kurangnya komunikasi atau transparansi, apalagi dalam halnya pembagian tugas atau saat mengerjakan project. Biasanya, jika ini terjadi, tumpang tindih peran, penyelesaian tugas yang tidak tepat atau tugas yang terabaikan menjadi masalahnya.

Jika hal ini terjadi, beberapa cara mengatasi konflik komunikasi dalam tim ini dapat bisa menjadi solusinya:

• Buat panduan proyek yang jelas: Cobalah untuk mendokumentasikan tugas secara rinci, lengkap dengan peran, tanggung jawab, dan tenggat waktu. Pastikan semua anggota tim memiliki akses ke dokumen ini.
• Kolaborasi dengan baik: Gunakan platform seperti Trello, Asana, atau Microsoft Teams untuk melacak kemajuan proyek secara real-time dan memastikan semua pihak mengetahui perkembangan terkini.
• Adakan pertemuan evaluasi berkala: Jadwalkan rapat mingguan untuk membahas kemajuan proyek, hambatan yang dihadapi, dan langkah yang perlu diambil.

Contohnya, tim pemasaran dan tim desain sering berselisih karena perbedaan pemahaman tentang target kampanye dan timeline pengerjaan. Saat konflik ini terjadi, jadikan platform kolaborasi sebagai ruang untuk menyinkronkan visi dan strategi. Selain itu, buatlah evaluasi setiap proyek-nya secara berkala dengan membuat pertemuan mingguan.

2. Atasi Pertentangan Ide dengan Struktur Diskusi

Konflik dalam tim yang umumnya terjadi selanjutnya adalah perbedaan ide. Perbedaan ini tanda tim yang dinamis. Tetapi, tanpa struktur diskusi yang jelas, pertentangan ini dapat memicu konflik berkepanjangan.

Saat konflik muncul karena perbedaan ini, maka solusi yang tepat untuk mengatasinya adalah dengan membuat diskusi yang terstruktur, seperti berikut:

• Jabarkan ide pakai analisis SWOT: Minta setiap pihak mempresentasikan kelebihan, kekurangan, dan risiko dari ide mereka menggunakan alat seperti analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (SWOT). Tujuannya untuk melihat urgensi ide tersebut.
• Libatkan pihak netral: Dalam hal ini, pihak ketiga bisa menempatkan diri sebagai “audience” untuk memoderasi diskusi dan membantu mencapai keputusan bersama.
• Integrasikan elemen terbaik: Gabungkan elemen terbaik dari berbagai ide untuk menciptakan solusi yang lebih holistik.

Contohnya, saat tim operasional dan strategis memiliki pendekatan berbeda terhadap implementasi program, gunakan SWOT untuk mengevaluasi dampak masing-masing strategi, lalu mulai diskusi dengan melibatkan pihak netral, dalam hal ini bisa seseorang diluar kedua tim tersebut yang paham dan dapat membantu menilai, sehingga bisa lebih mudah dalam mengambil keputusan.

Baca Juga: Metode Pemecahan Masalah dalam Tim yang Efektif

3. Mediasi untuk Konflik Personal

Hal yang sangat umum terjadi dalam tim di sebuah perusahaan lainnya adalah konflik personal, seperti ketidaksepahaman antar individu atau perbedaan gaya kerja. Saat konflik ini terjadi, sering kali lebih sulit diatasi karena melibatkan emosi dan pribadi.

Untuk itu, cara mengatasi konflik pribadi dalam tim bisa dilakukan secara profesional dengan solusi ini:

• Adakan sesi mediasi tertutup: Libatkan pemimpin tim atau Human Resources (HR) sebagai mediator. Pastikan setiap pihak memiliki kesempatan untuk menyampaikan pandangan mereka tanpa interupsi.
• Gunakan penilaian kepribadian: Alat seperti Dominance, Influence, Submission, Compliance (DISC) atau Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) dapat membantu memahami perbedaan kepribadian dan gaya kerja masing-masing individu, sehingga solusi dapat disesuaikan. Namun, hal ini tetap dibantu oleh seorang HR.
• Fokus pada resolusi: Selama mediasi, arahkan diskusi pada solusi dan langkah ke depan, bukan pada kesalahan masa lalu.

Contohnya, jika seorang anggota tim merasa bahwa rekannya terlalu dominan dalam diskusi, HR dan pemimpin tim dapat mengatur mediasi untuk memperjelas ekspektasi partisipasi dalam tim.

4. Berikan Feedback dan Fleksibilitas untuk Konflik Akibat Gaya Kepemimpinan Berbeda

Gaya kepemimpinan yang tidak sesuai dengan kebutuhan tim dapat memunculkan konflik. Beberapa anggota tim mungkin merasa tidak didukung atau justru terlalu dikontrol.

Ketika ini terjadi, beberapa solusi berikut bisa dicoba:

• Evaluasi gaya kepemimpinan: Gunakan survei anonim untuk mendapatkan umpan balik atau feedback dari anggota tim terkait gaya kepemimpinan yang diterapkan.
• Adakan diskusi: Jadwalkan sesi di mana pemimpin mendengar pandangan tim tentang cara kerja mereka. Hal ini dapat memperbaiki persepsi dan membangun hubungan yang lebih baik.
• Beradaptasi dengan kebutuhan tim: Pemimpin perlu fleksibel dalam pendekatan mereka. Misalnya, memberikan otonomi lebih pada anggota yang mandiri atau mendampingi lebih intensif anggota yang membutuhkan arahan.

Contohnya, saat terdapat pemimpin dengan gaya manajemen mikro, yang mana terlalu membatasi ruang inovasi tim kreatif, pemimpin dapat mencoba memberikan target yang jelas namun membiarkan tim memilih cara mencapainya. Saat tim bekerja, hindari mengganggu dalam detail-detail kecil, hingga nanti saatnya tugas tersebut selesai.

Baca Juga: 7 Tips Meningkatkan Motivasi Tim dengan Pendekatan Transformasional

5. Berikan Waktu Penyesuaian dan Dukungan untuk Konflik Perbedaan Gaya Kerja

Setiap individu memiliki preferensi kerja yang unik, dari mereka yang lebih suka bekerja mandiri hingga mereka yang bergantung pada kolaborasi. Perbedaan ini sering kali menjadi pemicu konflik.

Saat perbedaan terjadi, masalah ini bisa diatasi dengan solusi ini:

• Gunakan penilaian gaya kerja: Identifikasi preferensi kerja setiap anggota tim dengan menggunakan alat seperti Team-Knowledge Indicator (TKI).
• Tentukan ekspektasi kerja sejak awal: Pastikan semua anggota tim memahami kapan kerja individu dibutuhkan dan kapan kolaborasi menjadi prioritas.
• Mengakomodasi Berbagai Gaya: Ciptakan lingkungan kerja yang mendukung tugas mandiri dan kolaboratif, seperti menawarkan ruang kerja yang tenang dan area bersama.

Contohnya, jika ada anggota tim yang merasa terganggu oleh banyaknya rapat, pemimpin dapat mengurangi frekuensi rapat dan menggantinya dengan laporan progress tertulis untuk memberi ruang bagi mereka yang lebih produktif bekerja sendiri.

Nah, itu beberapa cara menyelesaikan konflik dalam tim secara profesional. Namun, perlu diingat tidak semua masalah dapat diatasi hanya dengan pendekatan teknis. Terkadang, pola pikir dan empati menjadi kunci utama, pendekatan berbasis pemahaman dan fokus pada solusi dapat menjadi pondasi untuk menyelesaikan konflik secara mendalam.

Misalnya, jika sebuah proyek terlambat karena laporan tidak selesai tepat waktu, fokuslah pada mencari solusi, bukan pada kesalahan individu. Kerangka kerja seperti Responsible, Accountable, Consulted, Informed (RACI) dapat membantu memperjelas siapa yang bertanggung jawab dan memastikan semua anggota tim memahami peran mereka.

Ketika solusi ditemukan, seperti menyusun alur kerja baru atau memperbaiki prosedur komunikasi, pastikan ada evaluasi setelahnya untuk memastikan masalah benar-benar terselesaikan. Di saat ini, pelatihan empati atau simulasi peran dapat membantu anggota tim menghargai tantangan yang dihadapi rekan kerja mereka. Selain itu, apresiasi terhadap kontribusi positif akan mendorong semangat kerja sama. Budaya saling menghormati juga perlu diperkuat dengan kebijakan zero-tolerance terhadap perilaku negatif, seperti intimidasi atau komentar merendahkan.

Intinya, konflik adalah bagian yang tidak terpisahkan dari kerja tim, tetapi dengan pendekatan yang terstruktur dan berbasis solusi, konflik dapat menjadi peluang untuk pertumbuhan. Arghajata Consulting dalam hal ini, sebagai konsultan manajemen, siap membantu organisasi Anda menciptakan dinamika tim yang lebih efektif dengan risiko yang terukur.